Coordonnateur(trice) des opérations, gestion des commandes // Operations Coordinator, Order Management

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AI at SharkNinja

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Présentation du poste

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des opérations gère l’ensemble du cycle des commandes pour les comptes de détaillants qui lui sont attribués (Walmart, Amazon, Costco, Best Buy, Target, etc.), de la réception du bon de commande jusqu’à la confirmation de l’expédition et à la facturation. Ce rôle contribue à assurer une exécution des commandes exacte, ponctuelle et conforme, tout en maintenant le taux de satisfaction des commandes, le respect des délais de livraison et la qualité de l’expérience client.

Le poste combine le traitement opérationnel des commandes, l’analyse des stocks, la résolution des anomalies et la coordination entre les fonctions. En étroite collaboration avec les équipes des ventes, de la planification de la demande, des finances, de la logistique et des technologies de l’information (TI), ainsi qu’avec les prestataires de services logistiques tiers (3PL), les transporteurs et les partenaires du commerce de détail, la personne titulaire du poste résout les problèmes susceptibles de retarder les expéditions, d’entraîner des déductions ou d’avoir une incidence sur les revenus.

Ce rôle exige de faire preuve de jugement autonome dans le respect des directives établies, de signaler clairement les risques aux personnes appropriées et de contribuer à l’amélioration continue grâce à une utilisation efficace des systèmes, des rapports, de l’automatisation et des outils assistés par l’intelligence artificielle (IA).

Responsabilités

Gestion des commandes et responsabilité des comptes

• Gérer les comptes de détaillants ou les flux de commandes attribués, de la réception du bon de commande jusqu’à la saisie de la commande, à la réservation des stocks, à la transmission à l’entrepôt pour préparation, à la confirmation de l’expédition et à la facturation.

• Valider les renseignements des commandes, notamment les prix, le paramétrage des articles, les quantités, la disponibilité des stocks, les exigences d’expédition et les plages de livraison des clients.

• Traiter les commandes reçues par échange de données informatisé (EDI) ou par d’autres moyens, notamment les commandes de réapprovisionnement, les commandes promotionnelles ou liées à des événements, les commandes de présentoirs, les commandes livrées directement aux magasins, les commandes avec transport prépayé et les commandes d’importation directe, selon le cas.

• Effectuer le rapprochement des commandes reçues et des transactions dans les systèmes afin de repérer les enregistrements manquants, rejetés, en double ou incomplets.

• Tenir à jour les statuts des commandes, les renseignements d’expédition et les codes de motif d’annulation dans les systèmes internes et les plateformes des détaillants.

• Assurer la relève au besoin et effectuer des transferts de dossiers clairs afin de maintenir la continuité du service.

Analyse des stocks et planification de l’exécution des commandes

• Analyser les stocks disponibles, les allocations, les arrivages et les transferts entre entrepôts en fonction de la demande des clients et des échéances d’expédition.

• Repérer les ruptures ou les insuffisances de stocks et recommander des transferts, d’autres lieux d’expédition, des ajustements aux dates d’expédition, des expéditions partielles ou des annulations.

• Collaborer avec les équipes de la planification de la demande et de la logistique afin de résoudre les contraintes d’allocation et les problèmes de disponibilité des stocks.

• Obtenir les directives de l’équipe des ventes lorsque des stocks limités nécessitent d’établir des priorités entre les clients, les promotions ou les flux de commandes.

• Mettre en œuvre les décisions approuvées concernant l’exécution des commandes et documenter les motifs des insuffisances de stocks, des expéditions partielles et des annulations.

Résolution des problèmes entre les fonctions

• Examiner et résoudre les écarts de prix, les problèmes de paramétrage des articles, les blocages de commandes, les instructions d’acheminement manquantes et les erreurs système.

• Coordonner les corrections de prix avec l’équipe des ventes, les décisions relatives aux stocks avec la planification de la demande, la levée des blocages financiers avec les finances et les corrections système avec les TI.

• Assurer le suivi des problèmes jusqu’à leur résolution en communiquant les répercussions sur les activités, les mesures requises, les personnes responsables et les échéances.

• Signaler rapidement les risques aux personnes appropriées lorsque les décisions ou les mesures correctives dépassent les pouvoirs autorisés.

• Maintenir des communications rapides et professionnelles avec les détaillants et les parties prenantes internes.

Acheminement, transport et coordination avec les entrepôts

• Soumettre les demandes d’acheminement par EDI ou dans les portails des détaillants et traiter les affectations de transporteurs, les renseignements sur les chargements et les instructions d’expédition.

• Préparer ou valider les fichiers d’acheminement, les étiquettes d’expédition, les connaissements et les autres documents requis.

• Coordonner la transmission des commandes à l’entrepôt pour préparation, la disponibilité des marchandises pour l’expédition, les rendez-vous des transporteurs et les exigences de ramassage.

• Vérifier la réception et le traitement des commandes transmises aux entrepôts et examiner les confirmations d’expédition manquantes.

• Signaler les ramassages manqués, les conflits d’horaire, les contraintes de capacité, les écarts de chargement et les risques liés aux livraisons.

• Préparer les prévisions d’expédition et mettre en évidence les dépendances liées aux arrivages ou aux transferts afin de soutenir la planification des activités d’entreposage et de transport.

Conformité, rétrofacturations et soutien financier

• Surveiller les erreurs liées à l’EDI, aux confirmations d’expédition et aux avis préalables d’expédition (ASN), puis coordonner les mesures correctives.

• Valider les exigences des détaillants en matière d’étiquetage, d’emballage, de configuration des palettes, de documents d’expédition et de livraison.

• Analyser les rétrofacturations, les déductions et les contestations rejetées avec les équipes des finances et des ventes ainsi qu’avec les partenaires d’entreposage.

• Rassembler les pièces justificatives, déterminer les causes fondamentales et contribuer au règlement des différends ainsi qu’aux mesures préventives.

• Contribuer au rapprochement des factures et à la facturation manuelle, au besoin, en examinant les écarts d’expédition et de facturation.

• Soutenir les priorités d’expédition en période de pointe et en fin de période tout en maintenant l’exactitude et la conformité des commandes.

Rapports, documentation et amélioration continue

• Tenir à jour les rapports sur les commandes en cours en y indiquant les statuts, les risques, les dates d’expédition prévues et les mesures requises.

• Préparer des synthèses régulières sur la performance d’exécution des commandes, les annulations, les commandes en attente et les anomalies opérationnelles.

• Participer aux revues des commandes avec l’équipe des ventes et les partenaires des autres fonctions afin de confirmer les priorités et de résoudre les problèmes en suspens.

• Créer et tenir à jour des procédures opérationnelles normalisées claires, et contribuer à la formation et au partage des connaissances.

• Utiliser les outils approuvés d’IA et d’automatisation pour améliorer la validation des commandes, le repérage des anomalies, la production de rapports et les processus répétitifs.

• Valider les résultats des traitements automatisés et recommander des améliorations permettant de réduire les tâches manuelles, de prévenir les erreurs et d’améliorer la performance d’exécution des commandes.

Pouvoir décisionnel

• Prendre les décisions courantes relatives à l’autorisation de préparation des commandes, aux expéditions partielles et aux annulations, dans le respect des paramètres approuvés concernant les prix, les stocks, les allocations et les exigences des clients.

• Déterminer les codes de motif d’annulation appropriés, ouvrir des demandes de soutien opérationnel et transmettre les problèmes aux personnes appropriées.

• Recommander des transferts de stocks, d’autres options d’exécution des commandes et des mesures pour rattraper les retards d’expédition.

• Soumettre aux décisionnaires appropriés les modifications de prix, les priorités concurrentes d’allocation des stocks, la levée des blocages financiers, les exceptions liées au transport et les positions à adopter concernant les rétrofacturations ayant une incidence financière.

Qualités et compétences

• Grand souci du détail, de l’exactitude et de la prise en charge des responsabilités.

• Connaissance pratique de la gestion des commandes de détaillants, du cycle de la commande à l’encaissement, des notions de gestion...

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